Rechnungseingangsbuch Stadt Herne

Die Stadt Herne benötigt im Fachbereich Tiefbau und Verkehr ein Rechnungseingangsbuch, das den Durchlauf der Rechnungen vom Posteingang im Fachbereich bis zur Fertigung der Auszahlungsanordnung begleiten soll. Ziel ist es, die eingegangenen Rechnungen bei der Vielzahl der prüfenden Verantwortlichen vollständig zu erfassen und im Rahmen der üblichen Skonto- und Fälligkeitsfristen zur Auszahlung zu bringen. Bei Terminverzögerungen soll eine Benachrichtigung erfolgen.  

Es wurde sich für eine Lösung auf Basis von Click and Flow der Werner Götz IT Solutions GmbH entschieden. Umgesetzt wurde das Projekt durch die Firma Tim Pistor – IT Beratung. Aufgrund des Einsatzes von Click and Flow wurde für die Umsetzung des Projekts lediglich ein Aufwand von 1,5 PT veranschlagt und benötigt.

Projektverlauf

Vorbereitung (ca. 0,5 PT)

Zu Beginn des Projektes wurden via Web-Konferenz die Anforderungen geklärt und zusammen mit dem Fachbereich ein erster Prototyp erarbeitet. Diese agile Vorgehensweise wird vor allem durch den Einsatz der Plattform Click and Flow ermöglicht. Die Erstellung der Anwendung erfordert keine Programmierkenntnisse und ist somit für alle Beteiligten leicht nachvollziehbar. Zusammen mit der IT–Abteilung der Stadt Herne wurde die Basissoftware installiert und eine Testversion des Rechnungseingangsbuches konfiguriert.

Installation / Optimierung / Schulung (ca. 1 PT)

Bei einem Vor-Ort-Termin wurden der Prozessablauf optimiert, die E-Mail-Benachrichtigungen entworfen sowie diverse Parameter (Zahlungsziele, Skontosätze, Abteilungsgruppen) konfiguriert. Zum Abschluss wurden die verantwortlichen Mitarbeiter aus den Gruppen der Fachbereiche sowie die IT in das neue System eingewiesen.

Service / Support während des ersten Jahres nach Projektabschluss (ca. 0,5 PT)

• Unterstützung bei Konfiguration von Berechtigungen
• Anpassung der Mailbenachrichtigungen und Zeitpunkte der Eskalation
• Erstellung einer Dokumentation der Berechtigungen  und Bearbeitergruppen

Kundenmeinung

„Das Rechnungseingangsbuch der Fa. Pistor ist unter Lotus Notes implementierbar und nutzt somit eine Anwendung, die ohnehin während des gesamten Arbeitstages an den Arbeitsplätzen geöffnet und deren Oberfläche und Bedienung den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertraut ist. Zudem ist es durch das Basissystem Click and Flow hoch flexibel und somit auf die Bedürfnisse des Fachbereichs optimal anpassbar.

Das System ist seit dem 01.01.2015 im Einsatz und hat sich seither bestens bewährt. Kleinere Korrekturen an der Benachrichtigungs- und Berechtigungsstruktur haben es während seines ersten Jahres des Einsatzes noch optimiert. Der Fachbereich Tiefbau und Verkehr hat damit die Sicherheit gewonnen, sämtliche eingegangenen Rechnungen vollständig erfasst zu haben. Mithilfe des Rechnungseingangsbuches konnte der Bearbeitungsstand der einzelnen Rechnungen stets nachvollzogen werden. Eine Auswertung am Jahresende wird Aufschluss darüber geben, an welchen Stellen Prozessoptimierungen erforderlich sind, um den Rechnungsdurchlauf zu verstetigen.

Die Anwendung läuft stabil und störungsfrei, die Benutzung ist nach kurzer Einführungsschulung für jeden intuitiv bedienbar. Die Zusammenarbeit mit der Fa. Tim Pistor war stets problemlos, die Arbeitsaufträge wurden verlässlich, zeitnah, kompetent und zur vollsten Zufriedenheit der Stadt Herne erledigt.“
-Stadt Herne, 02. Dezember 2015

Implementierte Features

• Individuell erstellte Masken und Felder
• Auf die Stadt Herne zugeschnittener Prozessablauf
• Eigene Ansichten zur Auswertung
• Mail-In-Konfiguration für Rechnungs-Scans durch Multifunktionsgeräte
• Mehrstufige E-Mail Eskalationen / Bearbeitungshinweise vor / beim Erreichen des Zahlungsziels
• Delegieren zwischen Bearbeitergruppen / Mitarbeitern
• Wiedervorlagefunktion
• Pflichtfeldüberprüfung
• Steuerung der Priorität (normal, hoch, niedrig)
• „intelligente E-Mails“ – Innerhalb der E-Mails werden ausschließlich die aktuellen Vorgänge angezeigt, zwischenzeitlich bearbeitete Rechnungen werden ausgeblendet
• Hervorheben der Rechnungen je nach Zeit bis zum Zahlungsziel
• Rückfrage: Bei Fragen / Problemen zur Rechnung können Rückfragen erstellt werden, diese können in der Akte des Prozesses nachvollzogen werden
• Reservierung: Rechnungen können reserviert werden, um Doppelbearbeitung auszuschließen
• Unterscheidung Teamleiter / Teammitglieder bei Versand von Info-Mails
• Stellvertreter können Vorgänge von Kollegen übernehmen, falls sich diese z. B. im Urlaub / Krankenstand befinden
• Alle Bearbeitungsschritte sind transparent nachvollziehbar
• Individuell konfigurierbare Zahlungsziele unterstützen bei der Einhaltung von Skontofristen
• Web Zugriff optional: Die Anwendung kann über den Browser geöffnet und bedient werden (XPage-Frontend)
• Und vieles mehr …

Wir wurden nun schon häufiger gefragt, ob es denn wirklich sein kann, dass dieses Projekt in lediglich 1,5 Tagen "gestemmt" wurde. Ja, die angegebenen Aufwände sind charakteristisch für die Umsetzung solcher Aufgabenstellungen mit Click and Flow. - Anmerkung T. Pistor, 07.01.2016